1. Введение

Нормативно-методическая основа делопроизводства

Документирование. Организация работы с документами

2. Секретарь в структуре управления

Требования, предъявляемые к секретарю. Должностные обязанности

Документ. Понятие документа. Функции документа

Значение документов в управлении. Классификация документов. Виды

3. Требования к оформлению документов. ГОСТ “Унифицированные системы документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”

Необходимость единых правил оформления документов.

Состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов

Юридическое значение документа

Особенности языка служебных документов

Бланки документов

4. Организационно-распорядительные документы

Организационные документы (уставы, положения, инструкции)

Распорядительные (приказы, распоряжения, решения)

Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные служебные записки, протоколы и др.)

Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки и т. д.)

Коммерческие документы (контракты и т. д.)

Документы по обращениям граждан (предложения, заявления и т. д.)

Формуляр-образец

5. Основные принципы работы с документами

Организация работы с документами. Документооборот. Основные группы документов (входящие, исходящие, внутренние)

Работа с входящими документами

Этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация и т. д.). Порядок работы

Работа с исходящими документами. Этапы обработки. Порядок работы

Работа с внутренними документами.

Этапы и порядок работы с внутренними документами

6. Регистрация документов. Виды регистрации документов

Контроль исполнения документов (содержание контроля, сроки исполнения документов и т. д.)

Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание. Порядок составления

Формирование и оформление дел 

Оперативные хранение дел (понятие оперативного хранения дел, проверка наличия документов, порядок выдачи дел)

Экспертиза ценности документов. Понятие

Хранение документов. Определение сроков хранения. Порядок выдачи дел.

7. Подготовка дел и передача в архив

Формы описи и акты. Передача дел в архив

8.Работы с конфиденциальными документами. Организация делопроизводства. Этика и психология делового общения

Имидж секретаря. Деловая женщина-профессионал

Рабочее место секретаря

 Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления

Нормы и правила деловой этики. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет

Этикет в служебных отношениях

Корпоративная культура, фирменный стиль организации

Служебная вертикаль (отношения в системе “руководитель-подчиненный”)

Служебная горизонталь (отношения в системе “коллега-коллега”). Служебная субординация

Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями

Взаимоотношения с руководителем

Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий

Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений

Конфиденциальность

Умение вести себя в сложных ситуациях

Взаимоотношения в коллективе

Женский фактор на работе

“Трудные люди”

Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе

 Технология и этикет деловых ситуаций

Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки. Фазы телефонного разговора

Ваш “говорящий имидж”

Использование в работе новых технических устройств (автоответчик, факс, ксерокс)

Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей

Имидж приемной руководителя

Подача чая, кофе, напитков в офисе

Деловые приемы. Участие секретаря в подготовке переговоров. Обслуживание визита вежливости Работа в приемной

Выбор подарков деловым партнерам

9. Рабочее место секретаря

Знакомство с офисной техникой (обзорно)

Необходимый набор канцелярских принадлежностей..Основы и принципы работы с офисной техникой: телефон /факс, мини. АТС, сканер, ксерокс, аппарат для приготовления кофе, водонагревательные диспенсеры и пр.

Зачет - собеседование

Курс разработан специально для Учебно-Методического Центра «ПРАКТИК».
Любое копирование материалов, только с разрешения автора.